POLITYKA PRYWATNOŚCI ADV
Dokument publiczny PP-R4 | Zaakceptowana | Data wejścia w życie: 16.10.2026
§ 1. Informacje ogólne
Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością ADV, obsługą serwisu adv-transport.com, kontaktami handlowymi, realizacją zleceń spedycyjnych i transportowych oraz rekrutacją. Administrator stosuje zasady określone w art. 5 RODO.
§ 2. Administrator
Administratorem danych jest Adam Dziubiński prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ADV Adam Dziubiński, ul. Ostrobramska 75C, lok. 5.16.2, 04-175 Warszawa, NIP 7411392146. Kontakt w sprawach ochrony danych: info@adv-transport.com. Serwis: https://adv-transport.com. Jeżeli zostanie wyznaczony inspektor ochrony danych, Administrator udostępni jego dane kontaktowe.
§ 3. Osoby, których dane dotyczą
Dane dotyczą osób kierujących zapytania, klientów będących osobami fizycznymi, przedsiębiorców, przedstawicieli i pracowników kontrahentów, osób wskazanych w dokumentacji operacyjnej oraz kandydatów do pracy lub współpracy.
§ 4. Kategorie danych
Administrator przetwarza, stosownie do celu: imię i nazwisko, dane służbowe i kontaktowe, nazwę reprezentowanego podmiotu, treść korespondencji, dane zawarte w zleceniach i dokumentacji przewozowej lub celnej, informacje rozliczeniowe i rekrutacyjne. W związku z obsługą strony i jej bezpieczeństwem mogą być przetwarzane adresy IP, identyfikatory techniczne, informacje o przeglądarce i logi zdarzeń. Identyfikatory techniczne mogą stanowić dane osobowe zależnie od kontekstu.
§ 5. Źródła danych
Dane pochodzą bezpośrednio od osoby, od jej pracodawcy lub reprezentowanego kontrahenta, od innych uczestników obsługi zlecenia, z dokumentacji operacyjnej i publicznych rejestrów (np. CEIDG, KRS). Przy pozyskaniu pośrednim obowiązuje informacja na zasadach art. 14 RODO, chyba że zastosowanie ma przewidziany prawem wyjątek.
§ 6. Cele, podstawy i retencja
| Proces i cel | Podstawa | Okres / kryterium |
|---|---|---|
| Zwykłe zapytania i kontakt | Art. 6 ust. 1 lit. f; odpowiednio lit. b RODO | Wiadomości nieprzydatne usuwane po obsłudze; istotne perspektywy współpracy maksymalnie 3 lata od ostatniej merytorycznej interakcji, o ile interes pozostaje aktualny i nie przeważają prawa osoby. |
| Umowy z osobami fizycznymi i działania przedumowne | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Przez realizację umowy, następnie według odrębnych obowiązków i roszczeń. |
| Współpraca B2B i kontakt z przedstawicielami | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO | W okresie aktywnej współpracy; następnie przez czas potrzebny do zakończenia spraw i ochrony uzasadnionych roszczeń. |
| Usługi spedycyjne, przewozowe, odprawy i dokumentacja | Art. 6 ust. 1 lit. b, c albo f RODO odpowiednio do osoby i operacji | Według właściwych wymogów dla dokumentacji transportowej, celnej i handlowej oraz roszczeń z danego stosunku prawnego. |
| Rachunkowość i podatki | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Przez okresy wynikające z przepisów rachunkowych i podatkowych, z uwzględnieniem biegu terminów. |
| Bezpieczeństwo WWW i infrastruktury | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Przez czas niezbędny do wykrywania incydentów i zapewnienia bezpieczeństwa; odrębne cykle dostawców są weryfikowane. |
| Rekrutacja | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO i art. 22¹ KP (etat); odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b RODO (B2B); zgoda dla danych dodatkowych, gdy właściwa | Przez rekrutację i odrębnie uzasadniony czas związany z potencjalnymi roszczeniami; przyszłe nabory wymagają odrębnej podstawy. |
| Reklamacje i roszczenia | Art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO | Przez obsługę sprawy oraz okres konieczny do dochodzenia lub obrony właściwych roszczeń. |
§ 7. Uzasadnione interesy
Należą do nich odpowiadanie na korespondencję, organizacja współpracy handlowej, zapewnianie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom oraz obrona roszczeń. Administrator uwzględnia interesy i prawa osób, których dane dotyczą.
§ 8. Odbiorcy danych
Dane mogą trafiać do dostawców hostingu i usług pocztowych, usług księgowych (w tym IFIRMA), usług IT, obsługi prawnej oraz do uprawnionych podmiotów realizujących zlecenia (w szczególności przewoźników, agentów celnych i operatorów). Dostawcy mogą działać jako podmioty przetwarzające, a partnerzy operacyjni także jako niezależni administratorzy. Dane mogą być udostępniane organom publicznym, jeżeli występuje odpowiednia podstawa prawna.
§ 9. Dane przekazywane poza EOG
W ramach międzynarodowych procedur transportowych, importowych lub eksportowych dokumentacja handlowa i celna może być przekazywana właściwym organom poza EOG, gdy wymaga tego dana procedura. Jeżeli dokumenty zawierają dane osobowe, Administrator ocenia właściwą podstawę ujawnienia oraz zastosowanie rozdziału V RODO, w tym szczególne zasady dotyczące żądań organów państw trzecich. Nie przyjmuje się automatycznie, że sama transmisja parametrów technicznych oznacza transfer danych osobowych. Status ewentualnych przekazań przez dostawców usług IT jest przedmiotem odrębnej oceny zgodnie z obowiązującymi warunkami usług.
§ 10. Przechowywanie i usuwanie
Dane przechowywane są tylko w niezbędnym zakresie. Zwykłe, nieprzydatne wiadomości usuwa się po obsłudze; kontakty o konkretnej perspektywie współpracy podlegają przeglądowi i są usuwane najpóźniej po trzech latach od ostatniej merytorycznej interakcji, jeżeli nie istnieje inny zgodny z prawem cel. Dokumenty wynikające z umów, podatków, ceł i roszczeń podlegają właściwym terminom.
§ 11. Prawa osób
Na warunkach RODO przysługują: dostęp i kopia danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw wobec art. 6 ust. 1 lit. f, wycofanie zgody (jeśli stanowi podstawę) oraz skarga do Prezesa UODO.
§ 12. Podanie danych
Podanie danych do kontaktu jest dobrowolne, lecz brak adresu e-mail lub treści zapytania może uniemożliwić odpowiedź. Dane wymagane umową lub ustawą mogą być konieczne do obsługi zlecenia albo spełnienia obowiązku prawnego.
§ 13. Zautomatyzowane decyzje
ADV nie stosuje profilowania ani decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę w rozumieniu art. 22 RODO.
§ 14. Cookies
Serwis korzysta z niezbędnych funkcji technicznych oraz — po uzyskaniu wymaganej zgody — funkcji opcjonalnych. Szczegółowe informacje i kontrolę zgód zapewnia Polityka cookies oraz panel Ustawienia cookies.
§ 15. Komunikacja handlowa
ADV nie prowadzi newslettera ani zautomatyzowanych kampanii marketingowych wykorzystujących dane klientów. Indywidualna komunikacja związana z zapytaniami i współpracą jest realizowana zgodnie z właściwymi podstawami.
§ 16. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, służące ochronie poufności, integralności i dostępności danych, w tym kontrolę dostępu, zabezpieczenie komunikacji, monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa i kopie zapasowe. Szczegółowa konfiguracja stanowi dokumentację wewnętrzną.
§ 17. Przetwarzanie w imieniu innych
Charakter współpracy ADV z kontrahentami ocenia się według rzeczywistych ról. Sam udział w procesie spedycyjnym nie oznacza powierzenia danych. Gdy występuje przetwarzanie na zlecenie administratora, stosowane są instrumenty wymagane art. 28 RODO.
§ 18. Aktualizacja
Polityka jest aktualizowana po istotnych zmianach procesów, przepisów i wykorzystywanych technologii.
ADV | wersja 1.0-R4 | Zaakceptowana | 16.10.2026